Dokumentenmanagement Software

Dokumentenmanagement Software (DMS Software) ist die klassische Ausprägungsform von Informationsmanagement Software. Vom Erfassen über das Zuordnen und Verwalten bis hin zum langfristigen Archivieren von Dokumenten: Die Aufgaben eines DMS Systems sind breit gefächert.
Eingehende Dokumente werden von der DMS Software automatisch revisionssicher archiviert und im Idealfall auch gleich zugehörigen Adressen, Vorgängen oder Projekten zugeordnet. Bereits an dieser Stelle wird deutlich, dass Dokumentenmanagement Software längst nicht mehr als isolierte Insellösung gesehen werden darf. Prozesse in den Bereichen CRM, Projektmanagement, Groupware, Warenwirtschaft oder Business Intelligence stehen in unmittelbarer Wechselbeziehung mit den anfallenden Dokumenten. Daher ist es ratsam, alle betriebswirtschaftlichen Anforderungen innerhalb einer einzigen integrierten Oberfläche abzudecken. Auch Funktionen zur abteilungs- oder sogar unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit, sog. Groupware-Features, sind im Bereich des Dokumentenmanagements angesiedelt. Hierzu gehören z.B. ein zentraler Terminkalender oder die Möglichkeit, Dokumente mit Anmerkungen für die Kollegen versehen zu können. Eine wichtige Anforderung an die DMS Software ist es außerdem, das in den Dokumenten verankerte Wissen den Mitarbeitern im Unternehmen möglichst zielgerichtet und einfach zugänglich zu machen. Die archivierten Dokumente bilden hier in Kombination mit differenzierten Such- und Filtermöglichkeiten eine geeignete unternehmensweite Wissensdatenbank.

Aufgrund einer Verschärfung der rechtlichen Anforderungen in diesem Bereich während der letzten Jahre ist die Nachfrage nach DMS Systemen gestiegen. Neben dem Nutzen, rechtliche Risiken zu minimieren, profitieren Anwenderunternehmen aber vor allem auch durch eine Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Letztendlich wird eine Kostensenkung und somit langfristig eine Steigerung des Gewinns angestrebt.