Prozess Optimierung

Als Teil eines integrierten Prozessmanagements dient die Prozessoptimierung zur Verbesserung der Effizienz bestehender Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse und des Einsatzes der dafür benötigten Ressourcen – im englischen Sprachraum nennt man dies Business Process Management.

Im Rahmen der Prozessanalyse werden die betrieblichen Abläufe mittels der Prozessmodellierung erfasst und klassifiziert. Kenngrößen (Key Performance Indicators) dienen als Bewertungsgrundlage der Qualität und Leistungsfähigkeit der unternehmerischen Prozesse. Alle Unternehmensbereiche (Forschung und Entwicklung, Produktion, Verwaltung, Einkauf, Vertreib und Auslieferung) werden in einer Prozesslandkarte (Prozessogramm / Prozessvisualisierung) erfasst. Diese gibt Auskunft über die Struktur der Unternehmensprozesse und die Interdependenzen der Teil-Prozesse. Zur Darstellung wird meistens eine vektororientierte Grafiksoftware benutzt. Die Illustration der Prozesse ist unterschiedlich: Übersicht sowie einzelne Verfahrensanweisungen und Regeln zur Entscheidung und Steuerung. Als eingesetzte Managementkonzepte sind zu erwähnen: Business Process Reengineering, Six Sigma, Kaizen oder Balanced Scorecard.

Im Rahmen des Business Process Management Reeingenerring kann eine Prozessoptimierung folgendermaßen ablaufen: Nach der Identifizierung einzelner Prozesse erfolgt die Untersuchung der Ressourceninanspruchnahme im Rahmen einer Ist- Analyse. Danach werden die Prozesse und deren Interdependenzen graphisch dargestellt. Schwachstellen werden analysiert und Impulse zur Optimierung entstehen. Mit Hilfe des Top-Down-Ansatzes wird ein Idealprozess erarbeitet. Globale Ziele für eine prozessorientierte Organisation werden definiert. Als mögliche Teilziele gelten: die Erhöhung der Rentabilität, gegenseitig bedingt durch die Senkung der Prozesskosten, die Verkürzung der Durchlaufzeiten, die wiederum durch zur Senkung der Kosten von Geschäftsprozessen führen, oder die Verringerung der Fehlerhäufigkeit, die als Folge kürzere Durchlaufzeiten hat. Im Rahmen des Benchmarking werden messbare Prozesse mit denen eines Wettbewerbers oder eines ähnlich strukturiertes Unternehmen verglichen, um Optimierungsmöglichkeiten zu untersuchen. Dabei muss auf Datenqualität und Vergleichbarkeit geachtet werden.